Simplification des démarches administratives des entreprises : coup d'envoi du guichet unique des formalités et du registre national les consignant

Le Gouvernement poursuit l'action de simplification en direction des entreprises en instaurant un guichet unique pour toutes leurs formalités et un registre unique consignant ces informations, conformément aux dispositions prévues par les articles 1er et 2 de la loi PACTE de mai 2019.

En pratique, qu'est-ce que ça change pour les entreprises ? Le ministère de l'Économie apporte des éléments de réponse dans un communiqué daté du 16 novembre.

Accès, objets et entrée en vigueur. - Ce guichet, entièrement dématérialisé, est accessible via un site internet utilisable dès à présent sur : www.formalites.entreprises.gouv.fr

Toutes les formalités de création, modification, cessation d'activité, ainsi que le dépôt des comptes annuels (pour les entreprises qui y sont soumises), sont désormais disponibles sur ce site, dont l'utilisation sera obligatoire au 1er janvier 2023.

Le guichet unique permet à toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique (entreprise individuelle, société, …), et quel que soit leur domaine d'activité (artisanal, agricole, commercial, libéral), y compris aux micro-entreprises, de déclarer en ligne l'ensemble de leurs formalités auprès des organismes avec lesquels elles seront en contact tout au long de leur vie (INSEE, organismes sociaux, organismes fiscaux, etc.), à savoir :
- au moment de leur création (immatriculation),
- à l'occasion de toute évolution (modifications relatives à l'établissement, à l'activité, changements concernant le chef d'une entreprise individuelle ou les dirigeants d'une société, etc.),
- lors de la cessation d'activité (fin de l'existence légale d'une entité).

Simplification. – Au 1er janvier 2023, ce site unique remplacera les 6 réseaux de centres de formalités des entreprises (CFE) qui existent aujourd'hui. Il se substituera également aux sites internet mis en place par certains CFE (lautoentrepreneur.fr, CFE-urssaf.fr et Infogreffe), qui ne seront plus utilisables à partir de cette date.

Sa création vise à « faciliter les démarches des entreprises qui étaient complexes jusqu'à présent ». Car :
- elles devaient identifier le ou les organismes compétents pour y déposer leur dossier : désormais, le guichet unique devient le site unique pour toutes formalités ;
- elles devaient se déplacer au CFE lorsqu'elles déposaient un dossier papier : dorénavant, elles effectueront leurs démarches en ligne sur le site ;
- 56 formulaires CERFA différents étaient disponibles pour les formalités papier, et plusieurs étaient parfois nécessaires en même temps ; à présent, un seul formulaire dynamique en ligne sert à effectuer toutes les déclarations.

En fonction de la nature de l'entreprise et du type de formalité souhaité, le guichet propose au déclarant un formulaire en ligne adapté, indique les données à fournir et les pièces justificatives à transmettre, sous forme numérisée, pour la réalisation de la démarche.

À noter : « la dématérialisation de la procédure permet (...) une économie significative de papier : jusqu'ici, 70 % des formalités étaient encore réalisées par voie papier, qui nécessitaient l'équivalent de 35 tonnes de papier par an ».

Assistance. - Avec le guichet unique, chaque déclarant bénéficiera d'« une assistance complète pour l'aider à tout moment dans sa démarche », assistance qui concernera à la fois les aspects techniques (aide à l'utilisation du site internet) et les aspects réglementaires (aide au remplissage du formulaire).

Entièrement gratuite, cette assistance est disponible :
- par téléphone (INPI Direct au 01 56 65 89 98),
- en présentiel (possibilité de prendre rendez-vous, avec les réseaux consulaires compétents),
- en ligne (assistant conversationnel et base documentaire, disponibles sur le site internet : formalites.entreprises.gouv.fr).

À noter : « pour les déclarants qui rencontrent des difficultés dans l'accès au numérique, des ordinateurs sont (…) mis à disposition gratuitement dans les locaux des partenaires du guichet unique (réseaux consulaires notamment) ».

Au-delà de cette offre gratuite, « des prestations payantes d'accompagnement peuvent être proposées séparément au déclarant, s'il souhaite par exemple bénéficier de conseils personnalisés ou de services complémentaires (ex. : faire réaliser ses formalités par un tiers) ».

Registre national des entreprises. - Une fois l'entreprise créée sur le guichet, ses références seront consignées dans un registre unique qui se substituera au registre national du commerce et des sociétés (RNCS), au répertoire des métiers (RM) et au registre des actifs agricoles (RAA). Il intégrera par ailleurs les données des autres registres ou répertoires d'entreprise existants, comme le répertoire SIRENE ou les registres du commerce et des sociétés, qui continueront d'être accessibles. Ses données seront disponibles gratuitement.

« Ce nouveau site internet, accessible à l'adresse www.registre.entreprises.gouv.fr, sera le site de référence de l'État pour les informations relatives aux entreprises ayant une activité sur le territoire national. Ses données seront disponibles gratuitement. »